DSGVO-konforme Buchhaltungssoftware: EU-Hosting, Aufbewahrung, Auftragsverarbeitung
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Worauf DACH-Unternehmen bei DSGVO-konformer Buchhaltungssoftware achten sollten: EU-Datenhaltung, Auftragsverarbeitungsvertrag, Zugriffskontrolle und lokale KI-Modelle.
Buchhaltungsdaten sind sensibel: Sie enthalten Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten. Wer Software für die Rechnungsverarbeitung auswählt, sollte Datenschutz nicht als Zusatz, sondern als Architekturprinzip verstehen.
Checkliste für DSGVO-konforme Tools
- EU-Hosting: Datenhaltung und Verarbeitung in einer EU-Region (z.B. Frankfurt), nicht in Drittländern.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): rechtlich sauberer Rahmen zwischen Ihnen und dem Anbieter.
- Zugriffskontrolle: rollenbasierte Rechte, Mandantentrennung auf Datenbankebene.
- Datensparsamkeit & Löschkonzept: definierte Aufbewahrung und Löschregeln.
- Transparente Subprozessoren: welche Dienste werden eingebunden, wo sitzen sie.
KI und Datenschutz zusammendenken
Wenn eine KI Belege liest, verlässt der Beleg möglicherweise Ihr System. Datenschutzfreundlich ist, wenn die KI serverseitig in der EU läuft, kein API-Schlüssel im Browser liegt und Unternehmen wahlweise ihr eigenes, lokales Modell (etwa ein selbst gehostetes Open-Source-Modell) oder einen eigenen API-Schlüssel einsetzen können.
Aufbewahrung vs. Löschung
DSGVO (Datensparsamkeit) und Handels-/Steuerrecht (Aufbewahrungspflicht) stehen scheinbar im Konflikt. Die Lösung: klar getrennte Aufbewahrungsklassen. Steuerlich relevante Belege werden fristgerecht vorgehalten, alles andere folgt einem Löschkonzept. Ein guter Anbieter dokumentiert beides.